• Home
  • /
  • Blogi
  • /
  • Näillä vinkeillä järjestät toimistosi järkeväksi ja toimivaksi

Näillä vinkeillä järjestät toimistosi järkeväksi ja toimivaksi

Toimisto

Onko sinullakin toimisto, missä vietät mahdollisesti jopa koko työpäivän? Vaikka liikkuisit paljon päivän mittaan, on sinulla kuitenkin todennäköisesti joku piste, missä lataat läppäriä, säilytät paperipinkkoja ja laadit matkalaskuja. Toimisto saattaa löytyä työnantajan tiloista tai omasta kodistasi. Etätyön tekeminen on aina vain suositumpaa. Myös työantajat ovat huomanneet, että joustavat työntekomahdollisuudet helpottavat työn ja perheen yhteen sovittamista ja parantavat työhyvinvointia monin tavoin. 

Etätoimisto kannattaa järjestää yhtä toimivaksi kuin työantajankin tiloissa sijaitseva työpiste. Ehkä sinulla on oma yritys, tai olet kevytyrittäjä? Kenties harjoitat sivutoimisesti metsätaloutta, teet osakekauppaa tai hallinnoit omistamiasi ja eteenpäin vuokraamiasi asuntoja? Tällöinkin tarvitset oman työpisteen, ja voit hakea Verohallinnolta työhuonevähennystä. Vaikka työhuonevähennyksen saa silloinkin, kun käyttää työläppäriä keittiön pöydän reunalla, ei keittiön pöytä ole välttämättä se ergonomisin ja miellyttävin paikka työskennellä. Entä kaikki tärkeät paperit? Niillekin tulisi keksiä jokin nerokas säilytysjärjestelmä. Lue lisää vinkeistä järjestää työpiste tai toimisto järkeväksi ja toimivaksi. 

Panosta työpisteen ergonomiaan

Istumatyö voi aiheuttaa monenlaisia terveysongelmia. Iskias, hiirikäsi ja niska-hartiaseudun vaivat ovat yleisiä vaivoja toimistotyöntekijöillä. Satulatuoli tai muu mahdollisimman ergonomiseksi suunniteltu tuoli, rullahiiri ja säädettävä pöytä ehkäisevät tehokkaasti erilaisia vaivoja. Parasta olisi, jos pöydän voisi nostaa niin ylös, että osan työpäivästä voisi työskennellä seisten. Istuessa kuluttaa vain puolet siitä kalorimäärästä kuin seistessä, ja jo neljän tunnin istuminen päivässä voi altistaa selkäongelmille. Jos et ole itse vastuussa työpisteen kalusteista, käy tarvittaessa lääkärillä tai fysioterapeutilla saadaksesi työpisteeseesi ergonomisemman pöydän, tuolin tai hiiren. 

Pelkästään se, että työpiste on suunniteltu ergonomiseksi, ei auta. Liika istuminen on yhdistetty esimerkiksi veritulppiin, osteoporoosiin, sydänsairauksiin, rasvamaksaan ja syöpään – itse asiassa, sydän- ja verisuonitautien riski kasvaa 14 prosentilla liikkumattomuuden takia. Diabeteksen riski voi peräti kaksinkertaistua, sillä passiivisuus voi johtaa ylipainoon. Painonnousu saattaa nostaa myös paksusuolen ja kohtusyövän riskiä. Istumatyöllä voi olla vaikutusta myös mieleen. Istumatyö on yhdistetty ahdistuneisuuteen ja masennukseen – jopa siitä huolimatta, että harrastaa vapaa-ajalla liikuntaa. Mitä enemmän seisot, kävelet, jumppaat ja venyttelet työpäivän aikana, sen parempi. Kannattaakin jättää työpisteessä tilaa pikku taukojumpille, ja käydä taukojen aikana mahdollisuuksien mukaan happihyppelyllä. Liikkuminen työpäivän aikana tehostaa työskentelyä, ja virtaa riittää salille tai lenkille vielä työpäivän jälkeenkin.

Konmarita myös työpisteesi

Konmarittaminen on ollut muotia jo pidemmän aikaa. Myös työpiste kannattaa järjestää siistiksi ja toimivaksi. Muun muassa Hakakansio tekee kansioita ja arkistolaatikoita, joiden avulla saat kaikki paperit järjestettyä ja säilytettyä järkevällä tavalla. Paperiton toimisto on vielä kaukainen tavoite. Lähes jokaisella työpaikalla pyöritetään papereita, mitkä on säilytettävä vuosien, ehkä jopa vuosikymmenten ajan. Näin ollen on vain keskittävä parhaat tavat niiden säilyttämiseen. Visuaalinen ilme on monelle tärkeää. Saman väriset kansiot tai arkistolaatikot näyttävät hyllyllä paljon paremmalta kuin riemunkirjava kokoelma eri värisiä mappeja. Olisiko työpiste viihtyisämpi, jos toisit sinne viherkasveja tai vaikka diffuuserin ilmaa kosteuttamaan ja tuoksuttamaan?

Kansiot

Konmarittamisen idea on luopua kaikesta turhasta, ja tavaran ”turhuus” ratkaistaan muun muassa miettimällä sitä, tuottaako se itselle iloa. Viime vuoden tilinpäätös ei välttämättä tuota iloa, joten työpistettä raivatessa täytyy miettiä asiaa myös muilta kanteilta. Turhia papereita löytyy kuitenkin varmasti. Mitä vähemmän papereita joudut säilyttämään, sen parempi. Muista, että monet paperit voi skannata ja tallentaa pilvitiedostoihin. Tarvitessa voit tulostaa ne uudelleen, mutta valtaosan asiakirjoista voi tänä päivänä lähettää ja käsitellä sähköisessä muodossa. 

Kun olet karsinut paperit ja skannannut tai mapittanut ja aakkostanut ne, on aika siivota tietokone. Järjestä tietokoneen työpöytä ja useimmin käytetyt kansiot sellaisiksi, ettet joudu etsimään haluamiasi tietoja. Käytä alikansioita ja poista kaikki turha. Työpisteessä lojuvat muistilaput voit siirtää sähköiseen muotoon tietokoneen siistitylle työpöydälle, sillä sieltä tuuli ei vie niitä mennessään. 

Tehostat työskentelyäsi entisestään, kun siivoat ja järjestelet vielä sähköpostisikin. Peruuta kaikki uutiskirjeet, joita et halua saada. Luo eri projekteille omat sähköpostikansiot, vastaa vastaamattomiin viesteihin ja poista ne, joihin ei ole tarvetta reagoida. Osan sähköpostiviesteistä voi varmasti jo arkistoida, kun taas osa on saattanut odottaa eteenpäin lähettämistä jo pidempään.